¿Cómo adaptar las empresas a la factura electrónica?


A partir de enero de 2015 las empresas que presten servicios a las administraciones públicas y empresas de especial trascendencia económica que presten servicios al público en general tendrán que hacerlo obligatoriamente con facturación electrónica, la eFactura.

Taller práctico de informática e internetBienvenido al mundo digital de la administración de nuestras empresas. Bueno, no sé si le damos la bienvenida pero que hay que recibirlo y adaptarse en un hecho. La digitalización del sistema económico está en marcha y un paso más es la obligatoriedad para las empresas, a partir de 2015, de presentar la factura electrónica, la eFactura. Los beneficios van desde mejorar la eficiencia hasta reducir la morosidad, ya que es una acción que se enmarca en las políticas que se están aplicando en la Unión Europea. Y, desde un punto de vista práctico, las empresas que aún no ha implantado la factura electrónica van a contrarreloj para hacerlo pues el plazo finalizó el 15 de enero.

Para facilitar este proceso de adaptación hemos seleccionado y resumido del portal de la factura electrónica las preguntas más frecuentes, que detallamos a continuación:

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicadores electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

¿Qué pasa si no utilizo la factura electrónica?

En España, aquellas empresas que no adopten el proceso de eFactura no podrán cobrar de las AAPP y las empresas estratégicas podrán ser sancionadas con 10.000 euros.

¿Qué empresas están obligadas a presentar la eFactura?

La obligación de emitir las facturas electrónicas no solo alcanza a quienes quieran contratar con la Administración, sino que también afecta a las denominadas empresas de servicios “de especial trascendencia económica”. Se trata de servicios a consumidores finales prestados por determinadas empresas de telecomunicaciones, de servicios financieros y de seguros -cuando exista obligación de emitir factura- y de suministros de agua, gas y electricidad. También deben emitir facturas electrónicas las agencias de viajes, las empresas de transporte de viajeros y las de comercio al por menor, cuando hayan contratado con sus clientes por medios electrónicos. Además, el gobierno se reserva la posibilidad de ampliar los supuestos de emisión obligatoria de facturas electrónicas a empresas que presten otros servicios “de especial trascendencia económica” y emitan un elevado número de facturas.

¿Qué formato se debe utilizar en la factura electrónica?

Cuando hablamos de formato de la factura nos referimos al fichero que soporta el contenido legal de la factura. Se pueden usar varios formatos al hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.

¿En qué Administraciones Públicas será obligatorio el uso de la factura electrónica?

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado: Administración General del Estado (Estatal). Comunidades Autónomas (Autonómica). Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.). Y también a: Organismos autónomos. Universidades Públicas. Entidades de derecho público. Órganos constitucionales. Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social. ¿Hay excepciones? Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales. Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas?

descarga de ordenador a ordenadorHay dos formas de hacerlo: Mediante un software ERP que cree facturas electrónicas, como a3ERP. Mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero). ¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

  • Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
  • Estar firmadas electrónicamente.
  • Indicar el destinatario de la factura electrónica.

¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica?

Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido. Consulte la lista de certificados electrónicos que pueden emplearse. Tenga en cuenta que es muy probable que usted ya tenga un certificado electrónico reconocido. Por ejemplo: Con motivo de las notificaciones y comunicaciones administrativas obligatorias por medios electrónicos en el ámbito de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (Real Decreto 1363/2010, de 29 de octubre). El DNI electrónico. En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será éste el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?

Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica. En particular, deberá identificar: la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. La administración le proporcionará la información necesaria.

¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?

Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales. Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local). El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet.

Así es que la nueva facturación electrónica, una vez sea asumida por todos y entre en funcionamiento como vía para los trámites administrativos, puede acelerar los trámites; no solo con la Administración Pública sino también entre las empresas; sobre todo aquellas que han optado por un modelo de negocio socialmente responsable. Por lo es importante capacitar a los trabajadores y a los mismos empresarios en el uso de este nuevo modelo administración, lo cual revertirá en un beneficio para la empresa dado que todo lo que sea acelerar los trámites económicos supone una mejora de los resultados.

Fuente: Portal de la factura electrónica del Ministerio de Industria, Energía y Turismo y del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas

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