Ponerse un lápiz entre los dientes y leer un texto sin dejar que se caiga ayuda a hablar más despacio y a vocalizar. Con este truco tan sencillo se puede marcar la diferencia en una entrevista, en una exposición de trabajo e, incluso, en un encuentro informal entre profesionales en ferias, congresos o eventos. Y es que todos ellos son solo el escaparate en el que se muestra lo que de verdad se sabe y lo más importante, muchas veces lo que convence no solo es el contenido, sino la persona misma y su forma de expresarse. Claro que todas estas situaciones tienen un tiempo limitado y lo que se cuenta debe estar dirigido hacia el verdadero objetivo: conseguir lo que se va a buscar a esa cita.

Es por eso que a continuación se enumeran una serie de fases a tener en cuenta antes de una reunión o entrevista profesional:

• Documentación: buscar entre la información que se tiene sin temer relacionar esta con otras áreas, recordar experiencias, tirar de la agenda. Visitar las páginas webs de los profesionales o establecimientos con los que se va a tratar, sus redes sociales y profesionales. Ir al archivo del propio negocio para reunir un histórico para no dejar por detrás ninguna de las principales líneas de negocio que se han llevado a cabo.

• Organización: toda la información es últil así que si se reúne, resume y organiza a través de diagramas e infografías.  Además, este proceso es muy útil para aprender los puntos claves de la misma. No hay que olvidar revisar que las proyecciones de estos recursos funcionan de acuerdo al orden que les hemos asignado e, incluso, que el lugar en el que las realizamos y los mecanismos que vamos a utilizar son compatibles.

• Elaboración del guion desde las entrañas: una vez se tiene la información organizada en presentaciones hay que recordar que estas son complementarias y que solo deben utilizarse en momentos concretos y en espacios para ese fin, como salas de reuniones, salones de congresos, etc. Sin embargo, tanto en estos espacios como fuera de ellos hay algo que no falla y es la historia. Cómo nació la idea del proyecto, qué objetivos tiene, por qué se eligió este y no otro. Todo ello no desde un punto de vista profesional únicamente, sino desde el punto de vista humano de los que trabajan en él, cómo se conocieron, desde cuándo están trabajando en ello, qué les anima a seguir. Se trata de lo que habitualmente no se contaría y que, sin embargo, en el ambiente adecuado puede acercar el trato de un desconocido. Para ello se puede utilizar el esquema de los narradores convencionales de inicio (donde se introduce el tema), desarrollo (cuando se destacan los puntos que llevan al tema y relaciónalos) y la conclusión (en la que se desvela qué se conseguirá con lo que se ofrece). Todo ello, la historia, se cuenta acudiendo a los soportes gráficos como referencia si se da el caso.

• Ensayar: nunca sobra grabarse, hablar ante el espejo y utilizar recursos como el mencionado del lápiz en boca para leer el guion que se ha preparado. Con ello, no solo se consigue hablar más despacio, sino que dará el tiempo necesario para respirar y acudir con la mirada a las fichas guía que, de necesitarlo, se pueden realizar con las frases destacadas de la historia que se ha ideado.

• Relacionarse: tratar de coincidir con los compañeros en los descansos, en las redes sociales y profesionales, en los almuerzos o celebraciones de trabajo para conocer sus gustos y escuchar sus anécdotas (es sorprendente cómo los nervios se atenúan cuando se conocen a las personas o sus preferencias).

• Buscar la imagen que se quiere trasmitir: la comodidad con uno mismo es fundamental a la hora de hacer una presentación o una entrevista. Mejor no estrenar ropa, peinado, zapatos, maletín, etc. Muchas veces la confianza reside en reconocerse ante el espejo, sin olvidar que lo que se refleja debe ser esa variable que presentamos en el entorno laboral.

• A escena: Es bueno recordar que se ha trabajado en la presentación o la entrevista y, por tanto, nadie conoce mejor la información, el sentido y el objetivo por el que se esta transmitiendo. De hecho, se pueden utilizar todos los recursos personales y profesionales que ya se han comprobado que funcionan para hacerlo. Además, El enfoque de la puesta en escena confiando en las propias posibilidades es siempre el más adecuado; ya sea permanecer estático, utilizar el  movimiento o comunicar desde la cercanía y desde la reafirmacion con la mirada buscando el asentamiento de la audiencia. También es recomendable mostrar respeto y actitud de escucha ante las interrupciones, comentarios o preguntas. Ese momento es del oyente que se decide a hablar y seguro que se puede responder mejor si se comprendes lo que dice. Al fin y al cabo, la presentación está preparada.
• Aprender: Ser consciente de que en el momento de la presentación o entrevista se quedarán cosas por decir, ejemplos que mostrar, etc. Son las cosas del directo, el cerebro es el mejor organizador que existe, está comprobado científicamente, así que es mejor no darle más importancia de la que tiene a los posibles errores y añadir la experiencia utilizándola como recurso para la siguiente vez.

En realidad, exponer un tema no se diferencia mucho de contar una historia, solo que en vez de historia es más un microrelato y en lugar de imaginar se puede documentar con información previa de la empresa o establecimiento e, incluso, de la experiencia personal y profesional del que la realiza. Por eso, de su preparación y de su presentación depende la parte más importante de las relaciones laborales: la negociación. Pero la negociación indirecta, sutil, que se realiza a través del trato, si va precedida por una adecuada preparación y documentación, puede abrir las puertas a acuerdos, contratos o fusiones presentes y futuros.